AI viết nháp email và văn bản công việc rất nhanh: thư trả lời khách, báo cáo tuần, thông báo nội bộ, thư mời họp. Để bản nháp đọc lên tự nhiên như người viết, bạn cần đưa đủ ba thứ: chuyện gì đang xảy ra, quan hệ giữa bạn và người nhận, và mục tiêu của bức thư. Sau đó đọc lại, sửa xưng hô và giọng điệu cho đúng mình.
Tiếng Việt khó ở chỗ xưng hô. Cùng một nội dung, gửi chị trưởng phòng, gửi đối tác lần đầu làm việc, gửi khách quen đã mua hàng ba năm thì cách gọi, cách mở lời, cách kết thư khác hẳn nhau. AI không biết những quan hệ đó nếu bạn không nói, nên nó hay chọn kiểu trang trọng trung tính, đọc lên xa cách và hơi giống văn dịch.
Bài này đi qua cách giao việc viết cho AI, những dấu hiệu giọng máy cần gỡ, các loại văn bản AI làm tốt, và những loại mà mình khuyên bạn nên tự viết.
Giao việc viết email cho AI như giao cho thư ký mới
Anh trưởng nhóm kinh doanh ở một công ty phân phối thiết bị cần báo cho khách quen rằng lô hàng giao trễ một tuần vì tàu cập cảng chậm. Nếu chỉ gõ "viết email báo giao hàng trễ", AI sẽ ra một bức thư lễ phép, đầy câu "chúng tôi rất lấy làm tiếc", đọc như thư mẫu của một tập đoàn lớn. Khách quen nhận thư đó có khi còn thấy lạ.
Hãy viết như dặn thư ký: "Khách là chị Hà, chủ chuỗi ba nhà thuốc, làm với mình bốn năm, hai bên xưng chị em, hay nhắn tin thân mật. Lô máy đo huyết áp giao trễ khoảng một tuần do tàu về chậm. Mình muốn xin lỗi thật lòng, nói rõ ngày dự kiến mới, đề nghị giao trước một phần hàng có sẵn trong kho nếu chị cần gấp. Thư ngắn, đọc trên điện thoại được, không dùng câu sáo." Bản nháp ra sẽ gần với cách anh tự viết hơn nhiều.
Điều cốt lõi là AI cần biết quan hệ và mục tiêu. Mục tiêu ở đây không phải "báo tin" mà là "giữ khách, cho khách lựa chọn". Khi biết mục tiêu, AI sẽ tự đưa đề nghị giao trước một phần lên đầu thay vì vùi ở cuối.
Sau khi có bản nháp, hãy đọc to một lần. Câu nào bạn sẽ không bao giờ nói với chị Hà ngoài đời thì sửa. Đây là bước không bỏ được, vì người nhận quen giọng bạn, khác giọng là họ nhận ra.
Dấu hiệu giọng máy cần gỡ trước khi gửi
Mở đầu bằng lời chúc chung chung. "Hy vọng email này tìm thấy anh chị trong tình trạng tốt" là câu dịch từ tiếng Anh, người Việt hiếm khi viết vậy.
Xưng "chúng tôi" với người quen. Với khách thân, đổi thành "em", "mình" hay xưng tên công ty tuỳ quan hệ.
Câu bị động lạ tai. "Đơn hàng đã được tiến hành xử lý bởi bộ phận kho" nên đổi thành "Kho đã xử lý đơn hàng".
Quá nhiều từ cảm thán. "Vô cùng", "hết sức", "thực sự rất" chồng lên nhau làm thư nghe giả.
Liệt kê gạch đầu dòng không cần thiết. Thư hai ý thì viết hai câu, không cần chia mục.
Kết thư dài dòng. Một câu cảm ơn và lời chào là đủ, không cần ba câu chúc sức khoẻ thành công.
Từ Hán Việt nặng nề. "Kính đề nghị quý đối tác vui lòng xem xét" trong thư nội bộ nghe như công văn.
Lặp ý ở đầu và cuối. AI hay tóm lại toàn bộ nội dung ở đoạn cuối. Xoá đi.
Hứa điều chưa chắc. AI có thể tự thêm "chúng tôi cam kết không tái diễn". Bỏ nếu bạn không chắc làm được.
Ngày tháng, con số tự điền. Kiểm từng ngày giao, số lượng, số tiền. AI có thể điền đại cho câu văn tròn.
Dấu câu kiểu tiếng Anh. Viết hoa cả chữ đầu mỗi từ trong tiêu đề, dùng dấu hai chấm lạ chỗ. Sửa theo thói quen tiếng Việt.
Tiêu đề thư mơ hồ. "Thông báo quan trọng" nên đổi thành "Lô máy đo huyết áp giao trễ, dự kiến thứ Sáu tuần sau".
Những loại văn bản công việc AI hỗ trợ tốt
Trả lời thư hỏi thông tin. Giờ làm việc, cách đặt hàng, chính sách đổi trả. Dán thông tin chuẩn của công ty vào để AI dựa vào.
Báo cáo tuần. Đưa ghi chú gạch đầu dòng lộn xộn, AI sắp thành báo cáo có đầu có đuôi.
Biên bản họp. Từ ghi chú hoặc bản chép lời, AI rút quyết định, người phụ trách, hạn chót.
Thông báo nội bộ. Lịch nghỉ, đổi giờ làm, quy định mới về gửi xe. Cần ngắn và rõ ai, khi nào, làm gì.
Thư mời. Mời dự khai trương, hội thảo nhỏ, buổi gặp khách hàng. Nói rõ phong cách sự kiện.
Mô tả công việc tuyển dụng. AI viết khung tốt, nhưng quyền lợi và yêu cầu thật phải do bạn điền.
Thư nhắc thanh toán. Cần giữ lịch sự mà vẫn rõ ràng. Nêu số hoá đơn, hạn, cách thanh toán.
Dịch thư từ đối tác nước ngoài. Đọc hiểu nhanh, soạn thư trả lời bằng tiếng Anh từ ý tiếng Việt của bạn.
Rút gọn thư quá dài. Thư bạn viết dài ba đoạn, bảo AI giữ ý chính trong năm câu.
Đổi giọng một văn bản. Từ thông báo cứng nhắc sang tin nhắn thân thiện cho nhóm nhân viên, hoặc ngược lại.
Soát lỗi chính tả, dấu câu. Yêu cầu chỉ sửa lỗi, không đổi cách dùng từ, và liệt kê chỗ đã sửa.
Khi nào nên tự viết, không nhờ AI?
Thư chia buồn với một đồng nghiệp vừa mất người thân, lời cảm ơn gửi người đã giúp mình vượt qua giai đoạn khó, thư xin lỗi sau một sai sót nghiêm trọng với khách. Những văn bản này người nhận đọc để cảm nhận tấm lòng, không phải để lấy thông tin. Một câu vụng về mà thật vẫn hơn đoạn văn trơn tru mà ai cũng viết được.
Nếu lo viết vụng, bạn có thể tự viết trước rồi nhờ AI soát lỗi chính tả và gợi ý chỗ nào khó hiểu, nhưng giữ lời của mình. Đừng làm ngược lại là để AI viết rồi mình chép.
Nhóm thứ hai nên tự viết là văn bản có hệ quả pháp lý: hợp đồng, phụ lục, biên bản thanh lý, thư khiếu nại chính thức. AI có thể giúp bạn hiểu thuật ngữ và gợi ý những điều khoản thường có, nhưng nội dung cuối phải do người có chuyên môn soát, vì một chữ sai có thể làm đổi nghĩa vụ hai bên.
Nhóm thứ ba là thư chứa thông tin nhạy cảm: lương thưởng của nhân viên, thông tin sức khoẻ, số tài khoản của khách. Ngay cả khi muốn AI giúp diễn đạt, hãy thay thông tin thật bằng chỗ trống trước khi dán vào chatbot, rồi tự điền lại khi gửi.
Mẹo xưng hô và lễ nghi mà AI hay bỏ sót
Nói rõ tuổi tác, vị trí. "Người nhận lớn hơn mình khoảng mười tuổi, là giám đốc bên đối tác" giúp AI chọn "anh", "chị" và mức trang trọng phù hợp.
Nói rõ vùng miền khi cần. Khách miền Nam quen cách viết thân mật hơn, cơ quan nhà nước quen văn phong hành chính.
Gọi tên hay gọi chức danh. Với khách quen, "Chị Hà thân mến" khác "Kính gửi bà Nguyễn Thị Hà". Nói AI chọn cách nào.
Thư gửi nhiều người. Dùng "anh chị" hoặc "các anh chị" thay vì "quý vị" khi gửi nội bộ.
Thư gửi cấp trên. Đi thẳng vào việc, đề xuất rõ, không cần mở đầu dài. Cấp trên đọc nhiều thư mỗi ngày.
Thư gửi cơ quan nhà nước. Theo mẫu nơi đó yêu cầu nếu có. Hỏi trực tiếp nơi tiếp nhận về mẫu, đừng để AI tự chế.
Tin nhắn ứng dụng chat. Ngắn hơn email, có thể bỏ lời chào trang trọng. Bảo AI "viết như tin nhắn".
Lời cảm ơn cụ thể. Cảm ơn kèm việc cụ thể người đó đã làm nghe thật hơn câu cảm ơn chung.
Nhắc lịch khéo léo. "Em xin phép nhắc lại" thay vì "Đề nghị anh khẩn trương phản hồi".
Từ chối mềm. Nêu lý do ngắn, đề xuất phương án khác. Bảo AI giữ thái độ cảm kích lời đề nghị.
Ký tên đúng thói quen. Họ tên, chức vụ, số điện thoại theo đúng mẫu chữ ký của công ty bạn.
Câu hỏi thường gặp
Người nhận có nhận ra email do AI viết không?
Người quen giọng bạn thường nhận ra nếu bạn gửi nguyên bản nháp, qua những câu sáo và cách xưng hô lạ. Đọc lại và sửa theo cách nói của mình thì rất khó phân biệt.
Có nên dùng AI viết thư xin việc không?
Có thể dùng để sắp ý và soát lỗi, nhưng nội dung phải là kinh nghiệm thật của bạn. Nhà tuyển dụng đọc nhiều thư nên dễ nhận ra thư chung chung, và câu hỏi phỏng vấn sẽ đào sâu vào những gì bạn viết.
Dùng AI soạn văn bản cho công ty có vi phạm gì không?
Bản thân việc dùng AI để soạn nháp thường không sai, nhưng nhiều công ty có quy định về việc đưa dữ liệu nội bộ vào công cụ bên ngoài. Hãy hỏi bộ phận phụ trách và không dán thông tin mật vào chatbot công cộng.
AI viết email tiếng Anh có tốt hơn tiếng Việt không?
Thường trơn tru hơn vì dữ liệu tiếng Anh nhiều, nhưng tiếng Việt cũng đã khá tốt cho thư công việc thông thường. Điểm cần chú ý ở tiếng Việt chủ yếu là xưng hô và tránh văn dịch.
Làm sao để AI viết đúng giọng văn của mình?
Dán hai ba email cũ mà bạn thấy đúng giọng mình, bảo AI đọc rồi viết thư mới theo phong cách đó. Lưu lại lời dặn này để dùng cho các lần sau.